מחברת: נעמי אוסטרוב

הייתי מתכנתת צעירה בתוך פרויקט לחוץ ומאתגר במיוחד. היה עלי לפתח מסך מורכב, שמציג ומעדכן גרפים מסובכים. הנתונים התחלפו והתעדכנו, ובתוך כל זה נכנס גם עיצוב המסך מבחינה ויזואלית, על פי האפיון שקיבלתי מהגרפיקאית.

לא הכרתי את שפת העיצוב ההיא, שהיתה חדשה לגמרי בשוק הפיתוח, ועבורי, חדשה יותר, ופשוט או שלא, לא עמדתי בקצב. לא היה מסביבי אף אחד שהכיר את השפה, ויוכל לעזור או לסייע. וככה, הגעתי אל יועץ תוכנה, כשאני מיואשת, חסרת נשימה ולא עומדת בהספקים.

אותו יועץ, שלמפרע הסתבר, לא ידע הרבה יותר ממה שהספקתי ללמוד בעצמי בשפה החדשה, ישב איתי זמן מסוים. לא שהוא חידש לי כמעט בנוגע לתוכנה, ובכל אופן, למדתי מאותה פגישת יעוץ הרבה מאד. הוא הציג לי לראשונה את חוק העשרים שמונים. מה ששינה את כל צורת ההסתכלות שלי על פיתוח והערכת זמנים.

חוק העשרים שמונים הוא חוק אוניברסלי, שלא חוקק בשום מקום, ומכונה גם עֶקרון פארטו (על שם הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו).

בבסיס החוק עומד הרעיון, שחלוקת משאבים ותפוקות בכל נושא ובכל תחום מחולקת לשמונים-עשרים. כך ששמונים אחוז מהתפוקות גובות עשרים אחוז מהמשאבים, וכפועל יוצא והפוך, שמונים אחוז מהמשאבים מטפלים בעשרים האחוזים מהתפוקות.

במילים של בני אדם מהישוב, אפשר להבין שהשקעה של עשרים אחוז מהזמן, הכח והמאמץ, תיתן שמונים אחוזים מהתוצאה שציפינו אליה. כל שמונים אחוזים האחרים של הזמן, הכח והמאמץ, מטפלים בסה"כ בעשרים האחוזים, עד להגעה של מאה אחוז.

אם ניקח כדוגמה, חנות בגדים, נוכל לראות שבמקרים רבים, רווחי החנות העיקריים (שמונים אחוז, נניח) יגיעו מפרקי זמן מסוימים. כמו, ערבי חגים (ללא קורונה L), מכירות חיסול ומבצעים, שיתרחשו כנראה בעשרים אחוז משנת המס. ביתר הימים 'הרגילים', שהם רב השנה, תרוויח החנות רק עשרים אחוז מהפדיון השנתי.

אפשר לראות זאת בהקשרים רבים ושונים, כמו שמונים אחוז מההון העולמי, שנמצא בידיהם של כעשרים אחוז מתושבי העולם. כשכל שמונים אחוזי האוכלוסיה האחרים, מסתפקים בעשרים האחוז שהותירו להם העשירים. (וזו, אגב, התופעה, אודותיה הומצא החוק לראשונה).

גם בתחום הלמידה, מזכירים את עקרון פארטו, כאשר לא פעם, עשרים אחוז מהקורס יעביר פעמים רבות שמונים אחוז מהידע הנצרך.

וכמובן, שגם בפיתוח פרויקטים, אנו נתקלים בחוק החביב. שמונים אחוז מהפרויקט יתבצע בעשרים אחוז מזמן הפיתוח. כל יתר שמונים האחוזים מהזמן, יוקדשו לפינישים והתקשקשויות.

הרעיון נשמע ממש קסום. אפשר פשוט להחליט מראש רק על שמונים אחוזים מתכולת הפרויקט ולקצר את זמן העבודה בשמונים אחוז?

טוב, כמובן שלא.

ראשית, שמונים אחוז פרויקט, שווה לפעמים לאפס. אם העשרים אחוז הנותרים הם למשל העלאת השרת לפרודקשן או עיצוב של מסכים חסרי צורה, ברור שאין שימוש לפרויקט כזה.

מלבד זאת, ברגע שנקצר את עשרים האחוזים גוזלי המשאבים, יצוצו עשרים אחוזים אחרים, ואם נוריד גם אותם, שוב יבואו אחרים במקומם, כך עד שנשאף לאפס. (אתגר! תוך כמה סבבים נגיע לאפס אחוזים?)

אם כך, הרעיון הובן, אין בכוונתנו להעלים את עשרים האחוזים גוזלי המשאבים. בדיוק כשם שחנות בגדים לא תחליט לסגור את שעריה בזמנים הפעילים פחות.

אז מה כן? למה אני ממשיכה לדבר על החוק הזה בכזו להיטות?

ראשית, כי הוא נחמד, תסכמנה איתי.

תקופה ארוכה הייתי בטוחה שהבעיה היא בי. כי אם הקמתי שרת, והוספתי לו שרותים, ואפילו מסכים נחמדים, וכל זה ארך בסך הכל שבוע, ועידכנתי את כל מי שצריך, ש-הנה, אני כבר מסיימת! ובעצם, כבר ביצעתי את רב העבודה (שמונים אחוז, כנראה J). אבל אז, אני נתקעת כאן ושם, והעיצוב לא מסתיים לעולם, והפניה לגוגלמפס לא עובדת טוב, וההרשאות שהיו לי, נעלמו, ועוד יומיים התאיידו בנסיון לשחזר אותן. ופתאום, אני מוצאת את עצמי שלושה שבועות אחרי ההצהרה החגיגית שלי, בהתקדמות ממש מועטה.

אז הנה – יש לי חוק אמיתי. ויש לו אפילו שם חמוד כזה, פארטו, והבעיה היא לא אצלי. היא אצלו. כלומר, בחוק.

ושנית, עכשיו, אחרי שברור שהבעיה לא אצלי, כמובן, אפשר להתקדם לחלק המעשי.

איך נשתמש בחוק הזה נכון?

נתחיל בהערכת הזמנים. ככל שרוכשים יותר נסיון, האינטואיטביות מובילה אותנו לממש את החוק, אפילו בלי להכיר אותו. אבל כאשר אנחנו צעירים, נלהבים וחסרי נסיון מספיק, אנחנו נוטים להעריך משימות, או פרויקטים ללא התחשבות מספקת בכל הפרטים הצדדיים, כאלו, שנראים לנו פחות חשובים. כי כמה זמן כבר לוקח להעלות אפליקציה לסטור? (המו—ן זמן. במיוחד לאפל, אבל גם אפליקציה אנדרואידית לא תעלה כל כך בזריזות), ואם צריך להוסיף מסך, כמה זמן יכול לקחת לעצב אותו ולהוסיף פינות עגולות ומעברי צבע ברקע?

בקיצור, ההבנה הזאת, שכל פרויקט, מחביא בתוכו עשרים אחוז של תפוקה שידרשו מאיתנו מאמץ כפול ארבע מרב הפרויקט, תגרום לנו לבצע הערכת זמנים טובה ומדויקת יותר, וממילא נוכל לעמוד ביעדים של הפרויקט.

ואם כבר, אז טיפ קטן, סודי, אם את עובדת מול לקוח שלא ממש מבין בתכנות, ולא יבין למה אם בשבוע שעבר הצגת לו את כל המסכים, אז למה עדיין לא סיימת. ומה זה כבר להקים שרת מאחורה. אם נתחשב בחוק פארטו, תוכלי לדאוג מראש להציג את ההתקדמות בפריסת זמן שונה, המותאמת לקצב העבודה.

מלבד הערכת הזמנים, גם בזמן הפיתוח, אפשר לנסות לזהות את זוללי הזמן, ולטפל בהם באופן שונה. אם נחזור רגע, לפרויקט וליועץ מתחילת המאמר, תוצאת פגישת הייעוץ היתה, שישבתי ובדקתי מי הם עשרים האחוזים שנוטלים את רב הזמן. וכך זיהיתי, שדרישות עיצוב מסוימות שאינן ניתנות באופן פשטני לביצוע, וכן עוד מספר פרמטרים, כמו שיטת חישוב ספציפית, היו גוזלי זמן חשובים.

אחרי חשיפת החלקים הללו, ישבתי עם מנהל המוצר לדיון, עד כמה ואיך ניתן לשנות את הדרישות. חלק מהדרישות שונו ועם חלקן המשכתי להתמודד. אך ביותר הבנה ואורך רוח.

הבנתי, שוב, שבעזרת מיפוי, הבנה ותקשורת נכונה ניתן לפתור שמונים אחוז מהבעיות של הפרויקט, כשכתיבת קוד וטכנולוגיות יפתרו כנראה, רק את עשרים אחוזי הבעיות הנותרות J.

מאחלת לכולנו מאה אחוזים של סיעתא דשמיא.

 

 

 

מחבר: ארנון כ"ץ arnonk.consult@gmail.com

https://www.linkedin.com/in/ak2mbios

 

חבל על הזמן – נעבור מיד לעצות שיעזרו לך לנהל את היממה בדרך האפקטיבית ביותר:

1. תכנון ארוך טווח

הקדש זמן לתכנון ובחירת משימות שעליך להשלים בתקופה נתונה. תכנון ארוך טווח יוצר מסגרת לכל פעולה יומיומית. אחרת איך תבדוק מה עליך לעשות ומה מיותר? אם יצוץ פתאום פיתוי (כמו השתלמות ארוכת טווח), איך תבדוק אם הוא מעכב אותך?

אתה לא מתבקש להיות נוקשה - אפשר 'לזרום' בדרך, בין יעד ליעד, אבל אם לא תסמן יעדים, לא תהיה לך אינדיקציה לגבי התקדמותך.

 

2. פרק משימותיך לחלקים

פעמים רבות אנחנו דוחים טיפול במשימה משום שהיא מורכבת, ארוכה בביצועה וקשה לנו לתפוס אותה בדמיוננו.

"להרכיב את הכוננית על הקיר?!" אנחנו חושבים בעייפות. "אולי מחר..". אולם כאשר אנחנו מפשטים את המשימה לשלבים זה פשוט בהרבה. כל שעלינו לעשות הוא:

1. להביא את הכוננית, הפטיש, הברגים, הדיבלים והעיפרון.
2. להציב את הכוננית במיקום הרצוי.
3. לסמן בעפרון את המיקום הרצוי של הברגים וכו'.

איך תהפוך הר לעכבר? פשוט מאוד. פרק משימות גדולות שעומדות בפניך למטלות קטנות ואופרטיביות, קבע יעדים וזמנים לביצוע של כל מטלה ורשום לאילו משאבים אתה זקוק להשלמת כל מטלה.

 

3. תכנון יומי – קצר טווח

כל היום התמקדת במטלות לא-חשובות ודווקא למה שהיית מחויב לא נשאר לך זמן?

שוב דחית מטלה מסוימת – מורכבת או לא אטרקטיבית?

כדי להתגבר על דחיות אלו, התחל את היום בהגדרת יעדים. בכל בוקר הקדש מספר דקות להגדרת המטרות והיעדים של היום. תכנן כל דבר שאתה מתכוון לבצע והגדר זמני תחילה וסיום משוערים לכל מטלה. כשתרשום את הדברים, הם יהפכו למוחשיים ותרגיש מחויב להשלמתם.

לעניין זה מערכת ה- Outlook היא כלי עזר יעיל במיוחד. בתיקיית המשימות שנמצאת בסרגל השמאלי תוכל למפות את כל המשימות ולדרג אותן לפי סדר חשיבותן.

מערכת ה- Outlook מאפשר לך גם לקבוע תאריכי יעד, לנהל רישום על התקדמות המשימה ולקבל עדכונים על התפתחויות של עובדים אחרים בפרויקט

 

4. זמן לכל תחומי החיים

אנשים רבים מתכננים רק את הזמן בו הם מתכוונים לעבוד ומקצים את הזמן הנותר לפעילויות אחרות, כמו פנאי או משפחה - בד"כ נשאר מעט מאוד זמן.

ניהול זמן יעיל פירושו לא רק שתספיק הרבה, אלא גם שתרגיש בנוח עם החיים שלך ועם הדרך שאתה מעביר את הזמן שלך. תכנן את הזמן שאתה רוצה להקדיש למשפחתך, לחבריך ולתחביביך, לא רק את הזמן למטלות בעבודה. הרבה יותר נעים להעביר את השעות בעבודה כשאתה יודע שתבלה את הערב עם המשפחה שלך (אתה בבית? התרחק מהמחשב הנייד והמנע משיחות עם הבוס או לקוח)

מחקרים רבים מלמדים שככל שעובדים יותר שעות, התפוקה, היעילות ויכולת הריכוז נפגמות. במילים אחרות, חלוקת הזמן בין תחומי החיים לא רק שלא פוגעת בעבודה, אלא שאם היא נעשית בצורה נכונה, היא משפרת את המצב הנפשי ותורמת לריכוז גבוה יותר ויצירתיות.

העבר את המסר הלאה - גם הממונה שלך הוא אדם שזקוק לחלוקה נכונה יותר של זמן היממה. לכן, אל תתנצל על שאתה אחראי לליווי הילד לחוג אחה"צ או לגן בבוקר.

 

5. זמנים מתים?

תתפלא לגלות כמה אתה משיג רק על ידי מילוי 'החורים' ביום שלך.

מישהו מאחר לישיבה? אין בעיה, לך יש זמן להתעדכן במאמר בתחום האהוב עליך.

מחכה בתור לרופא או למוסך? הצטייד בחומר קריאה.

זה לא חייב להיות חומר קריאה מקצועי אלא גם דברים שפשוט מעניינים אותך.

גם את זמן הנסיעה ברכב אפשר לנצל בצורה יעילה יותר, לטובת הקשבה לקלטות לימודיות שונות, או אפילו לספרי-אודיו.

בסוף היום תרגיש יעיל ופרודוקטיבי כשתדע שהיום הספקת לא רק לעבוד, אלא גם ללמוד, להתעדכן ולהתפתח.

 

6. בצע הערכות מצב

עבודה היא תהליך דינאמי. עבודה דחופה היום הופכת למשנית מחר - חבר המנהלים הקפיא את הפרויקט, ההקשר השתנה ועוד. משימות חדשות נכנסות כל העת ו"משבשות" את סדר הקדימויות שלך. לכן, בדוק ועדכן את התכנון שלך מעת לעת.

 

7. הבטח פחות, עשה יותר

כמה פעמים ניסית להיות נחמד והבטחת לעשות משהו בקצב שלא יכולת לעמוד בו?, אחר כך לא הספקת, עבדת בלחץ, נשארת שעות נוספות ולא עמדת במועד הסופי, עד שבסוף לא רק שהיית תשוש ועצבני אלא שגם כעסו עליך שלא עמדת במועד שהוגדר?

כדי להימנע ממצבים אלו, הקצב לכל פעילות זמן ממושך יותר מהזמן שאתה מעריך שאתה זקוק לו. בצורה כזו תשאיר לעצמך זמן רזרבי למקרה של סוגיות בלתי צפויות (שתמיד צצות) ותוכל לבצע את העבודה בצורה רגועה ואיכותית.

בסופו של דבר, לא רק שהעבודה שלך תהיה נעימה וטובה יותר אלא גם יהיו מרוצים ממך יותר.

אגב אל תשכח להקצות זמן גם לתכנון הזמן שלך!

 

נותר לך זמן חופשי? נצל אותו לדברים חשובים כמו עיון בספרות מקצועית או טיפוח קשרים חברתיים.

אמור במפורש מה אתה לא עושה

אתה לא נמדד על המשימה הזו?

המשימה לא מתאימה לכישוריך?

סרב והסבר מדוע.

אחרי שאמרת, ייתכן שיסרבו לך, אבל לפחות יידעו מה רצונותיך, ובפעם הבאה זה יהיה כבר ברור וידוע.

גם אם סירבו לבקשתך, אפשר וצריך לסרב שוב.

 

8. עת לכל משימה

תכנן את לוח הזמנים שלך באופן שמותאם לאופי שלך ולאופי העבודה.

אתה לא טיפוס של בוקר? המנע מפגישות חברתיות לשעות הבוקר.

מתקשה להתרכז בסביבה רועשת? אל תקבע לעצמך משימות מורכבות לשעות סואנות במשרד.

 

גאנט

גאנט הינו למעשה תרשים של תכנית עבודה, כאשר, התכנית, לוקחת בחשבון את כל משאבי הפרויקט, כמו אנשי הצוות, טכנולוגיות נלוות ומיומנות, ופורשת את התוצאות המצופות על פי תאריכי יעד.

עד לפריצת גישת האג'יל, היה הגאנט אחד הכלים החשובים ביותר להערכת זמנים בפרויקטים. ותוכנן בדרך כלל לטווח זמן ארוך. כאשר אבני הדרך החשובות מסומנות בו לפי יעדים ידועים מראש.

כיום, פרויקטים רבים עברו לגישה האג'ילית, והגאנט מעט הוזנח. אם כי, פעמים לא מעטות אנו נתקלים בו גם בהקשרים של פיתוח תוכנה.

 

שיטת אייזנהאואר לניהול זמן

על פי שיטה זו, המשימות מחולקות לפי ארבעה קריטריונים: "חשוב" לעומת "לא חשוב", ו"דחוף" לעומת "לא דחוף", ומחולקות בהתאם באיור של ארבעה רבעונים. לפי השיטה, מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות יש להתעלם, את המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מיידית, את המשימות הדחופות אך הבלתי חשובות יש להעביר לביצוע על ידי כפיף, ולמשימות החשובות שאינן דחופות יש לקבוע תאריך לסיום ולביצוע באופן אישי.

כך בסופו של דבר נקבל ארבעה סוגי מטלות: מטלות חשובות ודחופות, אותן נבצע באופן מידי; מטלות חשובות שאינן דחופות, להן נקבע מועד עתידי מתאים; מטלות דחופות שאינן חשובות, אותן נעביר לטיפול של מישהו אחר; ומטלות שהן לא חשובות ולא דחופות, אותן נתייק לטיפול מאוחר יותר כשיתפנה לנו זמן.

 

Trello – כלי מומלץ לניהול זמן

Trello הוא כלי לניהול זמן וניהול פרויקטים בשיתוף עם אנשים נוספים, החל מהגשת עבודה קבוצתית ועד ארגון ארוע.

הכלי מאפשר למשתמש/קבוצת המשתמשים לעקוב אחר המשימות וקצב ביצוען, באמצעות תצוגה לפי קטגוריות. כמו: לביצוע, בוצע, בביצוע.

אפשר להוסיף קטגוריות שונות, להעביר משימה ממקום למקום ולשייך כל משימה לכמה משתמשים.

נסי כאן את הכלי!

 

שם: לאה תרשיש

חברה: RACHIP

תפקיד: מנהלת חטיבת התוכנה והטכנולוגיות

 

שלום לאה, נעים לנו מאד לפגוש אותך כאן. האם תוכלי לספר מעט אודות החברה שלך?

חברת RACHIP פועלת מ2007 כמרכז R&D מולטי-דיציפלינרי המספק שירותי פיתוח תוכנה וחומרה ומהווה זרוע טכנולוגית לארגונים בארץ ובעולם. אנו מקימים ומנהלים צוותי מו"פ עבור לקוחותינו, מספקים שירותי מומחים בתחומם ובונים צוותים מקצועיים למשימות ייעודיות. חטיבת החומרה כוללת צוותי פיתוח צ'יפים וכן מומחי FPGA ומערכות משובצות. חטיבת התוכנה כוללת התמחות ופרויקטים בתחומי ה- Web / Mobile / IoTוהמערכות הארגוניות (BI).
לחברה צוות מקצועי ומוכשר של כ 120 אנשי פיתוח, רובן מהנדסות והנדסאיות מהמגזר החרדי בשני מרכזי פיתוח בבני ברק ובחיפה. הלקוחות שלנו- חברות רב לאומיות, חברות בטחוניות, מדיקל וסטארטאפים, עובדים איתנו במודלים גמישים של שרות מנוהל, פרויקטלי ומיקור חוץ.

 

תוכלי לתאר לנו איך בונים צוות? כיצד מרכיבים אותו?

צוותים נבנים ברוב המקרים באופן ייעודי וספציפי לכל לקוח ולקוח, בחלק מהמקרים הצוותים הינם צוותי פיתוח בלבד ובמקרים אחרים אנו בונים צוותים פרויקטליים הכוללים את כל בעלי התפקיד בפרויקט, כגון: מפתחים, בודקים, מנהלי פרויקט, מנתחי מערכות, ומומחי UI/UX.

ההחלטה לגבי גודל הצוות, הרכב הצוות ושנות הניסיון של כל אחד מחברי הצוות תתקבל על פי הדרישות הספציפיות של כל לקוח ותכלול שיקולים שונים, ביניהם: איכות הפתרון, לוחות זמנים, משך זמן הכשרה, תקציב, תשתית טכנולוגית בחצר הלקוח ועוד. כך נוכל לתת מענה אופטימאלי ללקוחותינו שייתן את התפוקה המבוקשת.

המומחיות שלנו היא בגמישות המענה שאנו נותנים ללקוחות כך למשל במקרים מסוימים התבקשנו להקים צוות ממפתחות ללא ניסיון מאחר והן משולבות בצוות מנוסה של הלקוח, במקרה אחר הוחלט שאנו ננהל צוות פיתוח ובדיקות שלנו המשולב עם מפתחים ובודקים מצד הלקוח. לרוב פונים אלינו כאשר נדרש להקים תשתית טכנולוגית שלא קיימת בארגון או לתגבר פרויקטים שהארגון מתעדף גבוהה ורוצה לקדם בלוחות זמנים באופן משמעותי.

 

למעשה, לכל צוות ישנם 2 יעדים מאתגרים עיקריים המתחרים זה בזה. מדד זמן ומדד תפוקה. כיצד קובעים יעדים לצוות? האם מציבים קודם את תכולת הפרויקט ולאחר מכן מתמחרים, או שקודם מחליטים על פרק הזמן לפרויקט, ואז ממלאים את תכולתו?

לרוב יעד של תפוקה ויעד של זמן הינם יעדים ששלובים זה בזה החל משלב תכנון הפרויקט ועד לסיומו. יעדים אלו תלויים בעיקר בהיקף הצוות ובמשאבים שעומדים לרשות הפרויקט. לכן כבר בשלב שבו הגדרנו את תכולת הפרויקט עלינו לבדוק מהם האילוצים שיש מבחינת היקף המשאבים בפרויקט ומהי נקודת השיווי משקל הנכונה.

מציאת נקודת שיווי המשקל הנכונה צריכה להתייחס לתכולה ולהיקף צוות הפרויקט. מצד אחד ככל ויהיה ניתן להגדיל את היקף הצוות והמשאבים בפרויקט יהיה אפשר לעמוד בלוחות זמנים צפופים יותר ואף לסיים בתקציב מצומצם ומנגד לעיתים צוותים גדולים מידי עלולים לעבוד בחוסר יעילות, לעיתים יש התנגשויות בקוד ובעיות אינטגרציה שמאריכות בסופו של יום את זמן הפיתוח ועלולות לפגוע באיכות התפוקות וביציבות המערכת.

 

 

תוכלי לתת לנו טיפים, לתכנון נכון של פרויקט תוך עמידה ביעדי הזמן?

תכנון נכון של פרויקט הינו תכנון המשלב בין כל היבטי הפרויקט השונים כגון: תכולת מוגדרת וברורה של הפתרון, הקצאת המשאבים, הגדרת לוחות הזמנים, עבודה מתודולגית המתאימה לפרויקט, וכמובן הגדרת תקציב.

תכנון נכון המשלב בין כל ההיבטים הללו אינו נועד רק לצורך הגדרת אופן המימוש האופטימאלי של הפרויקט, אלא גם לצורך תיאום הציפיות עם הלקוח, עבודה שקופה ומשותפת איתו לאורך כל הפרויקט.

ככל וקיימת פריסה מפורטת ומוסכמת לגבי כל אחד מההיבטים הללו ובאופן שבו הם מנגנים יחד ניתן לבצע במהלך הפרויקט את ההתאמות הנדרשות בגמישות ומהירות, להתמודד עם הסיכונים השונים ולקבל החלטות באופן מושכל יותר.

לפעמים, תוך כדי פיתוח, מגלים שבעצם, לא מצליחים לעמוד ביעד שהוגדר. מה אפשר לעשות במצב שכזה?

פרויקט לרוב בדומה לאורגניזם חי משנה את צורתו ככל שמתקדמים בפרויקט. לצורך כך אנו מנהלים כבר בשלב התכנון הראשוני של הפרויקט תוכנית סדורה של ניהול סיכונים אשר מזהה את אותם המקומות בפרויקט בהם קיימת חוסר וודאות מסוימת ואירועים שעלולים לסכן את הפרויקט לפגוע באיכות התפוקות או לגרום לחריגה בתקציב ולוחות זמנים. עבור כל סיכון אנו מעריכים את הנזק שעלול להיגרם מהתממשותו ונערכים עם מספר דרכי התמודדות שיאפשרו לנו בזמן אמת להתמודד באופן מבוקר ומתוכנן עם האיום.

כך למשל נוכל להגדיר בסיכונים מסוימים אלטרנטיבות אחרות, נוכל לחדד נהלים, להחליט אם נדרש להיעזר ביועצים חיצוניים, לעיתים מקבלים החלטה על עליה מדורגת לאוויר ולעיתים מחליטים לשנות את המתודולוגיה ולעבוד באופן ספיראלי בחבילות עבודה מצומצמות כאשר בכל שלב שמסתיים אנו בודקים חוקרים ומפיקים לקחים לשלב הבא.

עד כמה עמידה בזמנים משפיעה על דרוג העובדת?

אופן הניהול של העובדים אצלינו ואופן הדירוג שלהם הינו ביחס לעצמם ולא ביחס לעובדים אחרים. הקמנו את הנבחרת שלנו באופן שבו למדנו על כל אחת ואחת מהעובדות מהן היכולות והחוזקות שלה, מה השאיפות המקצועיות שלה ומה הכישרון הטבעי שלה. לאחר מכין התאמנו לכל אחת את התפקיד הנכון לה ובדרך זו התאמנו לכל עובדת את מסלול הפיתוח האישי שלה בחברה.

כאשר העובדים נמצאים במקום נוח עבורם ומתקדמים לעבר המטרות האישיות שלהם הם מרגישים שהם נמצאים במסלול שמתאים להם, חווים הצלחות, עובדים באופן אפקטיבי ומממשים את הפוטנציאל האישי שלהם.

כמובן שאת מרב המאמצים אנו משקיעים ביצירת אותם השילובים בין הלקוח, הפרויקט והעובדת. יצירת שילובים מוצלחים כאלו הם סוד ההצלחה של החברה שלנו.

כיום, בתקופת הקורונה, כאשר מרבית עובדי ההיטק ממשיכים בעבודתם בתנאים פחות נוחים. מהבית, או בזמני עבודה קשים יותר, איך מנסים בכל אופן להמשיך ולעמוד ביעדים?

למזלנו הרב השירות שאנו נותנים ללקוחותינו היה ברוב המקרים מלכתחילה באמצעות עבודה מרחוק ולכן מיד אם פרוץ המשבר נערכנו מיד לעבודה מהבית וכל העובדות קיבלו אפשרות חיבור לאינטרנט ומחשב נייד.

אחד המאפיינים הבולטים בעובדות שלנו הוא מוסר העבודה הגבוהה ולכן כולן עשו השתדלות להתאים את סביבת העבודה הביתית ולהמשיך ולספק את אותן התפוקות ולעמוד בזמני הפיתוח כאילו המשיכו לעבוד מהמשרד.

המקום שבו הורגש השינוי בעובדה המשותפת היה המעבר מתקשורת פרונטאלית בין המפתחות, ראשי הצוותים ומנהלי הפרויקטים לתקשורת טלפונית, קבוצות התכתבויות ושיחות וידאו. יתר הכלים הדיגיטליים לניהול תצורת הפיתוח, בקרת קוד וניהול המידע היו קיימים גם קודם לכן ואפשרו לתמוך בעבודה גם מהבתים.

בס"ד

שם: שרי מ Shefing

תפקיד: מפתחת תוכנה

 

שלום שרי, האם תוכלי לספר קצת על החברה ועל המוצר אותו את מפתחת?

החברה בה אני עובדת (Shefing), מספקת שרותי פיתוח לסטארט אפים ולחברות. תחום ההתמקצעות העיקרי אצלנו, הוא, בפיתוח אפליקציות בטכנולוגית React native - פלטפורמת קוד פתוח מבוססת JavaScript. כאשר, מידי פעם נוצר צורך לכתוב קוד נייטיב 'אמיתי' ב swift או אנדרואיד לפי העניין. תחום עבודתי הוא בעיקר בצד client.

פיתוח, מטבעו, מוגבל בזמן. לעיתים לחוץ מאד ולעיתים מתחשב ונח. כיצד נראה הפרויקט בו את משתתפת?

בחברה שלנו, עובדים בשיטת האג'יל (scrum). כל פרויקט מחולק לספרינטים.

כל שבועיים מוגדרים כספרינט, ובתחילת כל ספרינט מתקיימת ישיבת תכנון (planning meeting) שבה מגדירים את המשימות לספרינט הקרוב. עוברים על התכולה ומפרקים כל משימה לחלקים קטנים, תוך הקפדה שכל חלק יספק value מדיד כלשהו. ולאחר מכן נותנים הערכות זמנים לכל user story.

דיברנו על הערכת זמנים, איך זה קורה בפועל? מי אחראי על הערכת זמני הפיתוח?

כל מתכנת אחראי להגדיר למשימות שלו את זמני הפיתוח. כמובן, שהוא מקבל הכוונה ויעוץ מראש הצוות והצוות כולו. אך בסוף, המתכנת הוא זה שיקבע סופית את ההערכה, והוא גם זה שאמור לשאת באחריות שזה יקרה.

נשמע פשוט? לא תמיד.

אני חייבת לשמור על האיזון הדק בין הערכה הגיונית, אפשרית, כזו שאוכל לעמוד בה. אך לא להגיע לתמחור מופרז, שעלול להתפרש אצל הלקוח כיקר מידי או לא משתלם.

בספרינטים הראשונים, של כל פרויקט שנכנס, קשה יותר לשער את זמן העבודה, אך אחרי שנכנסים לעניינים, מכירים את השטח, את אופי העבודה והיקף הדרישות, מצליחים לדייק יותר.

למדתי להכניס עוד רכיבים לתוך ההערכה, כמו הזמן של ה code review, שינויים באפיון וחריגות לא מתוכננות. הקטע הזה של החריגות, הוא חשוב. בדיוק כמו כשמתכננים בניה או שיפוץ, משאירים תמיד עוד 20 אחוז, בערך, לתוספות שבטוח יהיו, כך זה גם עם זמני פיתוח. למדתי להוסיף את האחוזים האלו על חריגות שיקרו תמיד.

אז, יש כבר משימה, ויש לה זמנים מוגדרים. איך את ניגשת אליה? כיצד את מפרקת אותה, ומוודאת שאת עומדת בזמנים?

כאן בדיוק מגיע היתרון של שיטת האג'יל. הגישה שמכריחה לפרק כל דרישה לאוסף של valueים קטנים, ברורים, ישימים ומדידים.

כאשר מנסים להעריך משימה גדולה, קשה להגיע לדיוק בהערכת הזמנים, אך הרעיון שכל משימה מפורקת לחלקים קטנים, ממקדת את קצב העבודה, ומכניסה סדר בתהליך.

האם קרה לך שחרגת מהזמן שהוקצב לך? ומה עשית במקרה כזה?

בדיוק בזמן האחרון, נתקלתי בבעיה כזו. כל הבלאגן, יחד עם פרויקט חדש שהתחלתי לעבוד עליו, וצורות עבודה שונות וספציפיות גרמו לדברים להתעכב.

ניסיתי כמיטב יכולתי, הוספתי שעות עבודה בתקופה כל כך מאתגרת גם ככה, אבל עדיין נותר לי עוד יום עבודה על משימה שהייתי אמורה לסיים היום.

זה קורה לכל מתכנת. ואם יש מתכנת שלא נתקל בזה, כנראה, שהוא לא עובד מספיק שנים.

אבן הבוחן היא המינון. אם משימות מתעכבות באופן קבוע, דברים לא זורמים כמו שצריך, לא מצליחים לעמוד בהתחייבויות, זה סימן שיש כאן בעיה. זה אות לעצור, ולבדוק מה קורה.

במקרה שלי, כשזה לא קורה הרבה, ב"ה, אני בודקת אם יש תכנון לקוי, או משהו שאוכל ללמוד או לשפר להבא. וזהו.

מתקדמים. ממשיכים הלאה, עם עוד תובנה חדשה.

אמרת נסיון, אני אוהבת את זה... עד כמה משפיע הנסיון שלך על הערכת הביצועים שלך?

בדיוק. נסיון זו המילה! בדיוק כמו שאי אפשר ללמוד שחיה מחוץ למים, גם כאן נדרשת העבודה בפועל. הספרינט הראשון הוא המאתגר ביותר. הוא טבילת האש, שאין אפשרות להימלט ממנה.

אחר כך, מתחילים להבין איך עובדים הדברים, ממשיכים, מתקדמים. אבל אף פעם לא נעצרים.

נשמע שיש לך נסיון עשיר ומעניין. יש לך סיפור או תובנה מעניינת לשתף אותנו?

לפני תקופה, בנינו ללקוח אפליקציית דמו לרעיון שהיה לו. אחרי חצי שנה של עבודה, בערך, הוא היה אמור להציג אותה בארוע משמעותי מאד.

יום לפני כן, ביצענו שינוי לא גדול, והאפליקציה עלתה לסטור. רק אחר כך, התברר שהשינוי המדובר 'דפק' חלק משמעותי באפליקציה. כבר לא היה אפשרי להעלות גירסה חדשה לסטור בזמן הקצר שנותר, ולאחר סיעור מוחות וחיפוש דרכים יצירתיות לפיתרון, מצאנו רעיון, שדרש מאיתנו, לשבת מול השרת של התוכנה, ולטפל מיידית, באופן ידני, בכל בקשה שנכנסת לשרת.

באותה תקופה עבדנו במשרד רק על מחשבים נייחים, כך שלא היתה שום דרך לטפל בבעיה, אלא רק להתייצב במשרד ולעמוד היכון, לזמן בו הלקוח אמור היה להציג את האפליקציה.

וזה בדיוק מה שעשיתי.

ביום שישי בבוקר, התייצבתי במשרד, וגייסתי גם את בעלי, כיוון שהמקום היה שומם ולא מזמין. טיפלתי במה שדרש טיפול, וחזרתי לביתי בשתיים בצהריים, להתחיל לבשל לשבת...

זה היה לא קל, ומרגיז ומעצבן. אבל, בכנות? זו היתה החובה המינימלית שלי כעובדת. בתכנות, או שהפיתוח עובד או שלא. אם האתר לא 'רץ', זה לא משנה כמה עבודה השקיעו בו, זה חסר משמעות האם הוא פותח כמעט עד הסוף, אם בסוף אין מוצר.

חייבים להבין את זה, שהמשכורת לא משולמת רק על שעות העבודה, אלא, גם על האחריות הכוללת, על המוצר הסופי. לכן, לפעמים, צריך להישאר שעות נוספות, לפעמים לאפשר תמיכה מהבית. לדעת להתגמש ולהענות לצרכים של הפרויקט.

כמובן, שאם את מוצאת את עצמך נשארת ככה יום אחרי יום, כדאי לעצור ולבדוק את הדברים. אך מידי פעם, אין ספק שזוהי חלק מחובת המפתח.

ברב המקרים שנתקלתי בהייטק, לבוס פחות אכפת כמה שעות בדיוק עבדת. יותר מעניין אותו האם את עומדת ביעדים, לוקחת אחריות במקרה הצורך, אכפתית ועומדת בהתחייבות.

ולסיום, איך אפשר בלי. הקורונה. הבלאגן, וחוסר הסדר ששורר בכל. איך את מסתדרת עם כל זה, יחד עם המחויבות שלך לתפוקת עבודה?

כמו רבים בענף ההייטק, אני עובדת מהבית. ושמחה שיש לי את האפשרות להמשיך לעבוד.

אמנם, תמיד יכולתי לעבוד מהבית. ולדעתי, זו אופציה שחשובה לנו מאד כנשים עם סדר יום דחוס ועמוס. העובדה שאוכל להשלים שעות בלילה או בזמן אחר שנח לי, בלי שכל סטיה קלה בסדר היום, תערער את תפוקת העבודה, מרגיעה אותי.

ברור, שלהשלים שעות כשילד לא מרגיש טוב, או לספק תמיכה מהבית לגירסה שעולה, לא ממש דומה למה שקורה עכשיו, כשנדרשת עבודה קבועה מהבית.

זהו אתגר אמיתי. אני עובדת בשעות מוקדמות ובשעות מאוחרות. למדתי מהנסיון המר, אין סידור בערך, אם בעלי לוקח את האחריות, אז אפשר לעבוד.

אם לא, אני מוצאת את עצמי יום שלם מול המחשב עם מעט שעות עבודה.

לכל אחת מתאים משהו אחר, אבל בסוף, מה שכולנו צריכות זה ישוב הדעת.

תודה שרי, על ההענות המדהימה. נקווה שמהר מאד כל זה יהפוך להיסטוריה וכולנו נשוב לעבודה רגילה, מאתגרת מספיק והעיקר בריאים ושלמים.

תמיד ידעתי, שזמנים זה חשוב, מספרת מינדי, אבל אף פעם לא הבנתי עד כמה, עד שהגעתי לעבודה החדשה שלי.

מהיום הראשון, הוגדרו לי יעדים, והייתי צריכה להתקדם לפי הקצב. בתחילה הייתי בטוחה שהכל בסדר. שום דבר לא היה נראה לי מסובך מידי. המשימה היתה ממש פשוטה, ושבוע עבודה היה נראה הרבה מידי.

אבל, פתאום דברים התחילו להסתבך. קוד שכתבתי נעלם באיזה merge מסתורי. והחיבור למסד הנתונים הפסיק לעבוד בלי שהבנתי למה.

ראש הצוות שלי הגיעה מידי פעם לבדוק איך אני מסתדרת, ואני אמרתי שהכל טוב. הראיתי לה את מה שעבד. לא סיפרתי על הקוד שנעלם, ולא על הקונקשן שנקטע. ניסיתי להסתדר לבד, אפילו שכבר עברו ארבעה ימים, ונותר לי רק יום אחד.

הבנתי את הטעות שלי למחרת. ראש הצוות היתה כל כך מופתעת מכך שלא סיימתי את המשימה. בעיקר, הבנתי שהבעיה שלה היתה עם זה שלא שיקפתי את המצב האמיתי שלי, ולא עידכנתי אותה בבעיות.

למפרע, למדתי, שהדבר הכי חשוב בזמנים, זה שקיפות. ממילא, אי אפשר באמת להחביא את זה. אם כך, עדיף כבר לעדכן בזמן על העיכובים ולנסות להעזר.

לעומת מינדי, אלישבע חוותה חוויה הפוכה:

ואני, הגעתי לעבודה החדשה, קצת נרגשת, הרבה לחוצה - משתפת אלישבע. ומולי, מטרה ברורה, להפוך להיות העובדת היעילה, הפרודקטיבית והמוצלחת ביותר.

חשבתי שוודאי תמתין לי ערימת משימות, ואני אתיישב במרץ ואיישם את כל מה שלמדתי אי פעם. באמת שהייתי נלהבת, ובעיקר, היה חשוב לי לעמוד בציפיות שתלו בי. המזכירה הובילה אותי אל השולחן שלי, התיישבתי על ידו, ו—שום דבר. חיפשתי את ראש הצוות שקיבל אותי. מצאתי אותו בפינת המסדרון, עומד ומתווכח עם מישהו לגבי שמירת תמונות או משהו דומה. הוא הנהן אלי, ככה שהבנתי שהוא ראה אותי. וזהו.

חזרתי לשולחן שלי. הדלקתי את המחשב. פתחתי איזה מדריך. דפדפתי כאן ושם. עברה כמעט שעה. הראש צוות עבר על ידי והודיע שעוד רגע הוא יגיע לעזור לי. הוא באמת הגיע אחרי רגע של שלושת רבעי שעה, הראה לי כמה תוכנות שצריך להתקין, שלח לי כמה מצגות ונעלם שוב.

ככה, פחות או יותר, עברו עלי הימים הראשונים. הייתי מתוסכלת מאד. חשבתי להספיק משימות, לעמוד ביעדים. אבל פשוט לא היה לי כאלו. מרחתי את הזמן, איכשהו, עד שהבנתי, שאני יכולה להספיק הרבה יותר. למדתי Type Script לעומק, אחרי שהבנתי שאשתמש בזה בעתיד. אפשר לומר, שהיתה זאת החלטה נבונה ומוערכת.

אני שמחה שניצלתי את הזמן לעיסוק שיועיל למקום העבודה החדש, ויעלה את ערכי בעיני ראש הצוות.

ואת, איך יראה היום הראשון שלך? מאחלת לך להיות תמיד יעילה, פרודקטיבית ובעיקר, מועילה!